苏州年会策划:如何选择企业年会场地

     年会场地的选择是会议成功的基础条件 ，只有选择一家和公司相匹配的场地，才可以为会议的成败增色不少，因此公司对如何选择会议场地都非常重视，是很想要要了解的一个方面。选择一个能让会议组织者和与会者都能满意的会议场地非常重要，面对众多的场所，如何选择会议场地呢?

     年会的举办场地一直是HR和行政头疼的问题，选大了太铺张，老板不高兴，选小了太小气，员工不满意；豪华点的怕开销大，便宜点的怕服务差……很多时候要靠HR的个人经验和人脉关系才能挑到勉强让各方面满意的场地。

     不过，既然年会作为一种会议、宴会形式，那么一定有其可供参考的标准。

     苏州年会策划认为选择年会举办地的主要考虑因素：

     根据国外的相关调研发现，会议策划者选择会议举办地时主要考虑的冈素包括：

     (1)会议室的数量、大小和质量。

     (2)可商议的食品、饮料和房价。

     (3)食品服务质量。

     (4)睡房的数量、大小和质量。

     (5)会议支持的服务和设备。

     (6)结账程序的效率。

     除此之外，在地点的选择上还会考虑当地的治安状况、会议地点到机场的道路情况等。根据调查，美国的会议策划者倾向于将会议安排在城中酒店、郊区酒店、风景区、机场酒店以及会议中心等。选择城中酒店可以赋予参会者更多的机会参观博物馆、影剧院以及购物；而郊区酒店和风景区则为与会者提供了一个安静、休闲、平和的世外桃源；机场酒店则适合那些快节奏的、比较紧急的会议类型；大型的会议则比较适合在中心城市的会议中心举办，因为一般的会议中心不提供客房，因此参会者须被安排在附近的酒店住宿。

会议场所应当“因会而异”

     我国的会议策划者则较多地选择风景区作为会议举办地，如海南的三亚、云南的昆明、山东的青岛、四川的九寨沟、安徽的黄山等。也有很大一部分的会议会安排在大都市。那么国内的会议策划者选择会议举办地的考虑因素有哪些呢?

1．考虑会议类型

     一般来说，大型会议会选择在大都市举办，主要是便于安排食宿；举办培训活动的最佳环境是专业培训中心或旅游胜地的培训点，在这里通常能提供专门服务人员和设施；研究和开发会议需要有利于沉思默想、灵感涌现的环境，因此需要比较安静的场所，一般选择郊区酒店为多；企业经销商年会或其他性质的年会，其会议地点一般将根据会员的品位选择一些风景名胜区；而一些重大的奖励、表彰会议则会选择有较高知名度的会场举行(如人民大会堂)，以显示其非凡的意义。

2．考虑举办地的知名度

     如果仔细观察和分析可以发现，国内选择频率高的会议举办地往往是知名度高的旅游地或都市，这与国内参会者的个体行为有关。国内的参会者费用一般由所在单位支付，他们可以通过参会获得免费旅游的机会，因此在选择上会更加趋向于知名度较高的旅游地或都市。很多年会之所以每年在不同的地方举办，就是为了满足会员们的旅游需要。

3．考虑预算

     会议通常可以分为营利性和非营利性两类，营利性会议是指通过会议的举办，主办方直接从会议中获取一定的利润；非营利性会议则不以会议赢利作为直接目的，如政府会议、专业学术会议、经销商会议等。对于非营利性会议，会议策划者将在会议主办方的总体预算的基础上进行项目预算分解，确定会议项目的内容，然后决定与预算相当的举办地。营利性会议的策划者则要充分考虑潜在参会人员的可接受费用预算，并据此选择合适的会议举办地。

     同样地，在考虑会议举办地时，会议策划者也会将交通、安全、会议设施、服务质量等因素考虑在内，但对食品、睡房及结账程序的效率等考虑得较少。